Article écrit par Marc Vanlindt

Dans l'esprit des gens, un traitement de texte est avant tout un logiciel.

Et, si possible, un logiciel graphique offrant directement le résultat de ce qu'un texte donnera une fois imprimé. (Microsoft Word, Google Docs, OnlyOffice Document, Libre Writer, WordPerfect, AbiWord… )

Voici plus ou moins ce que les gens s'attendent à voir quand on leur dit qu'ils vont devoir créer ou traiter un texte :

C'est formidable, il n'y a rien à comprendre : c'est l'avantage du Wysiwyg (What you see is what you get).

Mais cela amène plusieurs problèmes réels

1. Depuis que ces logiciels existent, beaucoup de gens font des documents “présentables” mais dans lesquels on peut voir tout un tas de petites erreurs “à cause du traitement de texte”, mais le plus souvent dues à une méconnaissance de plus en plus profonde des concepts de base entourant les traitements de textes et, donc, de leurs réelles possibilités. Mais vu que c'est présentable, on ne demande plus aux gens d'avoir une réelle compréhension de l'outil qu'ils utilisent ni de savoir s'il n'existerait pas une alternative plus logique au vu du texte à traiter.
2. Les créateurs de solutions se sont rendus compte du problème et, plutôt que de chercher à éduquer les utilisateurs, ont cherché à les rendre le plus “grand public” possible en permettant des choses qui ne devraient pas l'être. Exemple : En changeant la mise en forme d'un texte (mettre en gras) ainsi que sa taille, plusieurs logiciels (Google Docs, Word, LibreWriter…) feront apparaitre cette ligne en tant que titre dans la table des matières. Mais les personnes utilisant cette solution, surtout de longs documents, rendront sans doute un document acceptable visuellement, mais totalement impropre à une autre utilisation. C'est également la raison pour laquelle on voit aussi souvent des tables des matières faites à la main car “la table des matières automatique ne marche pas !”… C'est également la raison pour laquelle, en cas de PDF, la table des matières de votre logiciel de lecture PDF ne sera pas la même que celle faite à la main dans le document.
3. Le travail collaboratif, mélangeant des personnes ayant des compétences différentes. Nous allons donc retrouver un document avec une personne ayant utilisé les “styles” pour bien définir les titres de niveau 1, 2 ou 3, puis une personne qui, ne les maitrisant pas va simplement changer la mise en forme et la taille d'un titre 3 pour le faire ressembler à un titre 2. Et là on commence à comprendre pourquoi on retrouve aussi souvent des numérotations foireuses… Même si nous avons un expert en traitement de texte dans un tel logiciel, à moins qu'il passe son temps à tout relire et vérifier en permanence, il ne s'en rendra pas compte non plus directement.
4. La solution la plus utilisée, Word, et donc le format docx, est la seule solution qui n'arrive pas à être compatible avec elle-même entre sa version bureau et sa version en ligne… (et ne parlons pas de Excel, ça viendra…) donc on ne peut demander aux autres de faire mieux. Mais le pire, c'est que les autres arrivent à faire mieux… Mais cela n'étant pas parfait, il est parfois difficile d'expliquer qu'un problème n'est pas lié à la solution, mais directement au format.

Ainsi qu'à plusieurs problèmes secondaires :

1. Un copié collé entre deux textes ayant des styles, polices… différents peut vite amener l'apocalypse dans la mise en page d'un document.
2. Il est impossible de faire un copier-coller d'un document “semblant” correct vers un autre système sans devoir tout relire pour voir où se trouvent les problèmes et les corriger l'un après l'autre.
   1. Et il est donc impossible de réaliser un simple export vers un autre format en espérant que ça marche…
3. La méconnaissance des principes de bases s'accompagne d'une méconnaissance de beaucoup d'autres qui amènent des documents censés prendre peu de place à prendre parfois plusieurs dizaines de mégas inutilement.
4. Un temps perdu inimaginable puisque pour rendre la lecture facile, le créateur du document cherche à créer une mise en page en temps réel par facilité, mais qui ramène aux points 1, 2 & 3.
5. Un temps perdu inimaginable puisque toute cette mise en page pour faire ressembler un document à quelque chose devra être déconstruite par celui qui devra le mettre sur le système idéal ou différent pour ce type de texte.
6. On part du fait que tout document doit être paginé là où l'on imprime de moins en moins et la “mise en page” est ridicule lorsqu'on est sur un écran. Si l'on arrive à maîtriser les styles pour réaliser une table des matières complètes, il n'y a plus besoin du numéro de page pour s'y retrouver.

Nous allons essayer de répartir cela en un minimum de classes possibles :

1. Logiciels “Traitement de texte” : MS Word, LibreWriter, OnlyOffice Documents
2. Logiciels de PAO (Publication Assistée par Ordinateur)
3. Logiciels de dessin vectoriel
4. “Systèmes de traitement” de texte

Même si quasi utilisé pour tout, le traitement de texte est un logiciel qui ne doit être vu que pour créer des textes courts, des rapports simples ou, s'il est parfaitement maîtrisé, des documents graphiquement moyennement complexes.

Les logiciels de traitements de textes ont pour la majorité été pensés pour les systèmes sur lesquels ils fonctionnent.

Le plus problématique.

La version de bureau a été “pensée” pour être intégrée à Windows. Microsoft a toujours pensé que sa notoriété et son monopole suffiraient jusqu'à ce que l'ISO, l'Organisation Internationale de Normalisation, décide de normaliser la bureautique.

LibreOffice était à des années lumières en avance sur Microsoft puisque les formats OpenDocument ont été pensés pour être le plus compatible possible, obtenant une norme ISO en mai 2006.

Microsoft a donc dû créer ses nouveaux formats (docx, xlsx, pptx…) “à l'arrache” pour obtenir l'ISO en mars 2008 après un premier refus fin 2007.

Néanmoins, même si normalisé, le format Docx est tellement particulier qu'il n'existe toujours aucun logiciel ou solution en ligne capable d'ouvrir proprement un document créé sur la version bureau.

Microsoft a sorti une version bureau pour MacOS, mais il semblerait qu'il existe aussi des différences entre les documents une fois ceux-ci un peu complexes et que l'absence du VBA et d'autres outils soit un frein au passage complet à la solution sur Mac.

Microsoft a enfin eu à faire à un outsider sorti de nulle part dans ce domaine : Google, qui a réussi à créer une suite office en ligne totalement collaborative qui, depuis 2006, faisait évoluer sa solution et commençait à sérieusement lui faire de l'ombre.

Vu que leurs formats de fichiers étaient normalisés, il était plus que temps de se mettre “au cloud” aussi pour rester dans la course, d'où Office365, sorti en 2011, tout autant à l'arrache que leurs formats de fichiers. Impossible d'ouvrir un fichier, même simple, créé sur la version bureau sans que la mise en page soit modifiée.

Néanmoins, pour avoir eu à travailler dessus, même si les outils de base tels que Word et Excel posent problème, d'autre outils, comme PowerAutomate et PowerApps sont sidérants de puissance.

La majorité des autres

OnlyOffice est la solution que nous utilisons car la solution Libre et Open-Source la plus “compatible” avec les documents que nous recevons et avons à traiter : des documents Microsoft Office.

Mais il y aura toujours de petites différences entre les systèmes car le fichier de format même est rattaché à un système.

La meilleure solution selon moi puisqu'ayant toutes ses polices de bases propres à l'outil, installées directement pour assurer la compatibilité.

Si vous réalisez un document avec LibreOffice et que chacun utilise bien les mêmes polices, le document sera très exactement le même sur tous les systèmes.

Le gros problème est qu'assurer cette compatibilité en ligne impose un très gros serveur et de très bonnes connexions chez tous les participants. C'est une solution à prévoir pour un intranet sauf si tout le monde a vraiment une très très bonne connexion.

Mais tout cela ne serait possible que dans un monde formidable où tout le monde utiliserait LibreOffice… Quand LO doit ouvrir un fichier docx, c'est également une apocalypse…

Il s'agit de logiciels permettant de créer des publications avec des mises en pages impossibles via un traitement de texte classique et plutôt orientés graphistes.

Les deux principaux logiciels permettant ce genre de choses sont :

• InDesign, réalisé par Adobe, gérant parfaitement les formats AI (Illustrator), PSD (Photoshop) et tous les autres formats liés à tous ces logiciels
• Scribus, logiciel Open-Source, gérant avant tous les formats ouverts tout en faisant appel à beaucoup de bonne volonté des utilisateurs.

Ce sont des logiciels permettant de créer