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====== Point IT - Novembre 2020 ======

===== Introduction =====

L’ASBL grandissant, nos besoins augmentent.

Différentes discussions avec Antoine montrent qu’il serait temps de passer à certaines solutions auto-hébergées.

Cela afin, je pense, d’assurer une crédibilité. (tout comme le fait d’alimenter le wiki par ce que nous avons déjà comme documents et textes à poser).

Le monde des tiers-lieux francophone est composé d’énormément de “geeks”, et cela se voit.

Mais ce n’est pas le cas en Belgique.

Au point qu’un tiers-lieu tel que le Liège Hackerspace, un des rares lieux qui se revendique tiers-lieu, envisage de laisser tomber cette revendication car, en Belgique, l’institutionnalisation a amené le tiers-lieu à devenir quelque chose qu’ils ne veulent plus défendre et dont ils ne veulent plus être un des représentants….

Ce qui suit n’est pas un reproche, mais un constat :

Notre collectif est composé de personnes “normales”, utilisatrices d’une informatique simple.

Changer de système est en général vu comme une contrainte. Multiplier les systèmes est également vu comme une contrainte. Si un collaborateur utilise un système inconnu demandant une installation, cela sera vu comme une contrainte.

Enfin, la plupart n’a absolument pas le temps d’apprendre certains outils ou concepts.

“ Pourquoi ne pas profiter alors d’une solution simple, même si propriétaire, plutôt que passer à une solution libre mais complexe à mettre en place ? “

Comme nous sommes dans une logique associative et non d’entreprise, ce sont les outils qui doivent s’adapter : les mails devront être accessibles sur le gmail de l’un, l’Outlook de l’autre, Mail pour Mac d’encore un autre, sur smartphone pour certains, etc.

Cela amène au fait de ne pas devoir utiliser un outil s’il n’est pas facilement accessible : par exemple l’agenda commun Google actuel. Tous voudraient qu’il reflète la réalité, mais nous sommes trois je pense à être en mesure d’y inscrire quelque chose.

Les solutions à trouver doivent donc être les plus simples à utiliser, se rapprochant de ce qui est connu et le plus facile possible à mettre en place.

Actuellement je suis le seul IT du collectif et nous n’avons encore rencontré aucun profil similaire pouvant s’y inclure. Le collectif ne s’articule donc pas autour des moyens informatiques mis en place mais autour des actions que mène le collectif, peu importe les moyens.

Enfin, aucun partenaire que nous avons pu rencontrer n’emploie d’outils libres, ce sera Zoom ou Teams (parfois WhereBy…) pour la visio, Slack pour la communication, Trello pour le Kanban…

Le niveau informatique de la majorité est extrêmement bas.

Là non plus ce n’est pas un reproche, l’utilisation de l’informatique est imposée par la société et chacun apprend en fonction de ses expériences ou de conseils de personnes croisées et fini par sortir un résultat “qui fait le job”.

Ce que je sous-entend par “niveau bas” n’est pas de ne pas connaître les “fonctions avancées” mais bien de ne pas connaître les “fonctions de base” sur des logiciels de base (traitement de texte, tableur, navigateurs, …). Comment collaborer avec quelqu’un à la réalisation d’une feuille tableur si elle en ignore la majorité des possibilités et est dépassée, et ne peut donc plus collaborer, ne fût-ce qu’à l’utilisation des plages nommées? Ne parlons pas du Solveur…

===== Infrastructures actuelles =====

==== Hébergement ====

  * 250 Go en mutualisé chez OVH. - 95€/an

==== Domaines et mails ====

  * **Etnikart.be : **domaine d'origine auquel est directement relié l'hébergement (les mails sont compris dans l'hébergement)
  * **11h22.be : **domaine + MXPlan pour les mails - hébergé par etnikart.be
  * **54derivation.be : **domaine, sans mails mais redirection possibles, hébergé par etnikart.be Environs 30€/an
==== Sous-Domaines ====

  * **wiki.11h22.be : DokuWiki car MediaWiki ne sait être installé sur un mutualisé OVH (ou alors passage par un service comme Heroku)**
  * **cloud.11h22.be : NextCloud car très performant et répond à certains besoins tout en offrant des alternatives à certains outils non-libres que nous utilisons**
===== Services utilisés =====

  * **Google**
      * **Drive :**  pour le stockage des fichiers
      * **Docs/Sheets :**  pour le travail collaboratif
      * **Forms : **Pour les formulaires
      * **Agenda : **Le principal problème est qu'il faut impérativement un compte Google pour intervenir dans l'agenda.
  * **Slack : **Outil principal de communication interne
  * **Messenger : **Communication "de secours".
  * **WhatsApp : **Idem, car certains ne veulent installer Slack et ne veulent pas être sur FB.
  * **Trello : **pour la gestion des réunions et points à voir
  * **Doodle :**  sondage temps
  * **Zoom/Jitsi : **visio
  * **Wiki : **Documentation Il y a une grosse utilisation de Google Sheets dans lequel sont créés plusieurs outils en ligne assez poussés pour la gestion de l'assoc.
Passer par ça amène un gros risque de faire une bêtise (effacer une formule, etc.) mais cela permet d'obtenir un résultat assez rapidement pour penser à un "vrai outil" en ligne développé sur une base existante et dont on sait que le résultat est forcément obtenable.

J'ai testé pas mal de tableurs en ligne open-source, mais aucun ne supporte ce que l'on demande à Google Sheets.

Pour ce qui est de la visio, même si je suis, forcément, partisan de Jitsi et Framatalk, c’est une catastrophe ces derniers temps et il n’est pas possible de faire une visio potable : ça lag, des bugs apparaissent (tout le monde n’entend pas tout le monde) , etc. et dès qu’il est possible de profiter d’un accès Zoom, nous en profitons… Je pense que cela vient de la deuxième vague qui sature les serveurs, mais dans notre cadre, c’est inutilisable.

Le wiki est un outil considéré comme indispensable. Néanmoins, son utilisation impose une rigueur dans l’écriture des textes et une compréhension du principe même de wiki.

Le mieux sera que chacun documente au travers d’un document Google Docs, Word, peu importe qui sera intégré au wiki par des personnes dédiées à cette tâche.

===== Solutions pensées =====

==== Court-terme 1 : Continuer et utiliser des solutions propriétaires ====

  * **Google Drive → GoogleDrive + extension si plus assez de place**
  * **Google Docs/Sheets → Google Docs/Sheets**
  * **Google Forms → Google Forms**
  * **Google Agenda → Google Agenda**
  * **Slack/Messenger/WA → Slack/Messenger/WA + abo. Slack si besoin**
  * **Trello → Trello**
  * **Doodle → Doodle**
  * **Zoom/Jitsi → Abonnement Zoom**
  * **Wiki → DokuWiki**
==== Court-terme 2 : Utiliser plus le serveur mutualisé ====

  * **Google Drive → NextCloud**
  * **Google Docs/Sheets → Google Docs/Sheets**
  * **Google Forms → NextCloud Forms**
  * **Google Agenda → NextCloud Calendar**
  * **Slack/Messenger/WA → Slack**
  * **Trello → NextCloud Deck**
  * **Doodle → NextCloud Poll**
  * **Zoom/Jitsi → Zoom/Jitsi**
  * **Wiki → DokuWiki****Les avantages de NextCloud sont principalement : **
  * **l’agenda CalDAV : il est facile d’ajouter quelque chose via les app smartphones classiques ou via le site et d’importer les données en visualisation dans les logiciels courants**
  * **la communication entre outils : si une carte est rajoutée dans une liste de l’équivalent Trello et qu’une date lui est assignée : cela apparaît à l’agenda.**
  * **fonctionne sur un mutualisé en indiquant ce qui ne fonctionnera pas et auquel on n'a pas accès.**
  * **Gestion de projets : si l’on lie deux fichiers ensemble, cela crée un “projet” auquel tout autre élément peut ensuite être lié (discussion, images, document, événement, vote, …)**
  * **Gestion de groupes : les utilisateurs peuvent être répartis en différents groupes auxquels directement faire appel**
  * **Gestion des invités**
  * **Application smartphone/tablette assez sidérante offrant des outils réellement très pratiques (scan de document en PDF avec auto-repérage des feuilles pour remise en perspective puis petit coup d’OCR avant d’ulpoader sur le cloud…) **
==== Moyen terme : Passer sur serveur privé virtuel ====

  * **Google Drive → NextCloud**
  * **Google Docs/Sheets → OnlyOffice/Collabora ?**
  * **Google Forms → NextCloud Forms**
  * **Google Agenda → NextCloud Calendar**
  * **Slack → Rocket.Chat/Mattermost/NextCloud Talk**
  * **Messenger → NextCloud XMPP Chat ? - serveur XMPP hébergé**
  * **Trello → NextCloud Deck**
  * **Doodle → NextCloud Poll**
  * **Zoom/Jitsi → serveur hébergé Jitsi et/ou WebRTC**
  * **Wiki → MediaWiki****OnlyOffice et Collabora peuvent-être directement intégrés à NextCloud et semblent être des solutions très puissantes.**
**NextCloud Talk n’est pas vraiment un équivalent à Mattermost ou R.C mais est très intéressant pour nos besoins.**

**Dans Slack, nous avons une conversation par “domaine principal”, ce qui amène déjà à des dizaines de canaux différents.**

**Dans chaque domaine principal, différentes discussions sont lancées sur différents sujets avec pour chaque discussion des réponses. **

**Une des phrases les plus courantes entendue au seinœ de 11h22 est “Ah ben, ça a été mis sur le slack, mais… euh… je ne sais plus sur quel canal… Ca doit être sur “General” ou “machin”, remontes un peu dans les discussions!”**

**Avantages de Talk : **

  * **Il s’agit d’un gestionnaire de conversations. Il n’est donc pas possible de parler directement à quelqu’un mais uniquement de créer une “conversation” à laquelle on donne un nom et à laquelle on invite quelqu’un.**
**Cela veut dire que l’on peut avoir plusieurs discussions sur plusieurs sujets différents avec une seule et même personne. Il est ensuite possible de la lier à un projet pour la rendre publique.**

  * **Mot de passe et partage : chaque conversation peut être protégée et partagée via un lien.**
  * **Appel vocal + Visio + Partage d’écran.**
  * **Application mobile : il y a une application dédiée pour smartphones et tablettes****En gros, chaque conversation est une discussion, avec ses réponses, telle qu’on pourrait l’avoir sur n’importe quel canal Slack, puis on indique le projet auquel il est rattaché, ce qui correspond à indiquer le canal sur lequel il aurait dû se trouver. Sauf que là, on peut indiquer plusieurs projets :)**
**Si un outil est utilisé par trois projets différents (11h22, BdA, npower), il devient possible de relier tous les documents liés à cet outils (ou certains) aux trois projets en question. Ainsi, si une modification est faite dans la timesheet, je modifie sur le cloud le document expliquant les modifications et chaque projet sera notifié que ce document a été modifié.**

**Pour la discussion “privée”, il est possible d’utiliser NextCloud Chat, qui se base sur un serveur XMPP et est donc accessible avec toutes les applications dédiées à ce protocole. mais je pense que “pour le privé”, chacun utilisera la méthode qu’il préfère avec la personne en question.**

**Pour la visio, c’est à voir en fonction des possibilités de chacune des solutions. **

**Enfin, pour le Wiki, le passage de DokuWiki à MediaWiki assurerait une totale compatibilité avec Wikipédia et les services qui lui sont reliés.**

==== Le long terme : serveurs internes ====

**Kinkempois va bientôt être en travaux afin de fournir la fibre aux entreprises situées dans ce secteur. **

**Il serait alors intéressant d’investir dans une connexion de très bonne qualité avec des serveurs offerts par des donateurs et entreprises changeant leurs parcs machines. **

**Mais il nous manque plusieurs profils dans la structure pour mettre cela en place. **

==== Coûts ====

=== **Court-terme 1** ===

  * **Zoom → 139,99 € / an / licence. **
  * **Slack → 90 € / an / utilisateur.****Pour Slack, je ne sais pas s’il faudrait que seul le compte du propriétaire du canal passe en payant.**
**Si c’est le cas, le coût total serait donc de 229,99€ / an.**

**S’il faut un compte Slack par personne, nous sommes dix, donc coût total de 1039.99 € / an.**

**La visio est une nécessité immédiate.**

**Slack peut attendre encore un peu. Mais au vu de notre rythme d’utilisation, dans trois mois nous aurons atteint la limite des 10.000 messages et devrons alors y passer.**

=== Court-terme 2 ===

**Les coûts sont les mêmes.**

**Le but du “court-terme” est plus de changer certaines habitudes que d’influer sur les coûts.**

=== Moyen-terme ===

**Visiblement, un serveur pouvant contenir NextCloud, un serveur Jitsi, Rocket.Chat/Mattermost et le wiki pourrait coûter chez OVH environ 110€ /an. Idéalement 220€ / an. **

**+ 37,80€/an pour avoir un espace de stockage supplémentaire et réaliser des backups facilement (indispensable).**

**L’idéal serait donc de 257,80€ / an.**

======   ======

===== Conclusions =====

**Nos missions sont déjà difficiles pour chacun.**

**Faut-il rajouter, en plus, l’évangélisation d’outils libres parfois mal maîtrisés dans un microcosme n’en utilisant quasi aucun ?**

**J’aimerai pouvoir dire “Oui”, mais je ne suis pas certain que ce soit l’idéal pour le collectif actuellement. **

**Je pense que l’idéal est un mix entre les “Court-terme” 1 & 2 : mettons en place ce qui peut l’être sur le mutualisé, afin de créer une habitude et modifier “un peu” les méthodes.**

**Prenons éventuellement un abonnement Zoom afin de s’assurer un moyen de communication “sûr” avec l’extérieur. **

**Je pense que nous devons continuer à utiliser Google Docs et Google Sheets mais prendre l’habitude de ne plus envoyer le PDF généré par mail mais de l’héberger sur le NextCloud 11h22 et envoyer le lien.**

**Par exemple, pour ce document là où il en est : **

**[[http://cloud.11h22.be/index.php/s/P8PNLcsbZZf23Tw|http://cloud.11h22.be/index.php/s/P8PNLcsbZZf23Tw]] **

**FdeSQdP4nd91UQPwsoshlFJlAF2nQiht-azmq0hlohVmi6E19KCkmHvEBi0FFz8avXpt_ns1o7KD5U1C4MpvdC2wZiI2BbrnV3IZXIZW4EMDY1lMOFlGAuHfgf-N59cgshUotYSn**

**La colonne que nous voyons à gauche est une colonne de discussion, chaque fichier partagé étant relié à NextCloud Talk et ayant sa propre discussion. **

**Mais c’est quand même “plus classe” d’envoyer un PDF lisible depuis “cloud.11h22.be” qu’en pièce jointe où via un lien Google Drive…**

**Il nous est toujours possible de créer des comptes à la volée pour les intervenants principaux.**

**g.strangerlhin@11h22.be (oui je sais que ce n’est pas comme ça que ça s’écrit) lui donnera accès à ce que nous avons décidé, etc.**

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===== Questions du collectif =====

==== **Dans tout choix ! Libre ou pas ? Open sources, éthique ?** ====

**Je suis partisan du Libre et pense que là où on peut mettre du libre plutôt que du propriétaire sans bouleverser complètement les habitudes, il faut prendre du Libre.**

**Comme expliqué précédément, le libre est souvent une contrainte.**

**La première est financière. La plupart des solutions libres “valant la peine” sont à installer sur un serveur privé**

**La seconde est l’utilisation, il faut changer certaines habitudes.**

**Une troisième est la mise en place, la configuration nécessaire à l’utilisation étant parfois complexes et différentes sur chaque système.**

**Mais une fois que ça marche : ça marche. **

==== Quelle solution pour remplacer WhatsApp? ====

**Idéalement WhatsApp devrait disparaitre de nos usages.**

**Nous ne l’utilisons que depuis qu’au 54 il a fallu créer un canal de discussion car tous n’étaient pas sur Facebook, et ne voulaient pas s’y inscrire. **

**WhatsApp est tout sauf pratique : il impose un smartphone. Même pour l’installer sur ordinateur, il doit être installé sur votre smartphone avant. Il est directement relié au numéro de téléphone via un service propriétaire dont on ne sait trop ce qu’ils font des données.**

**S’il semble logique d’accepter qu’une personne ne veuille pas s’inscrire sur Messenger, il est tout aussi logique d’accepter qu’elle ne veuille pas rejoindre WhatsApp. Les deux appartiennent à Facebook…**

==== Prix de chaque solution ?! ====

**cf. “Coûts”**

==== NextCloud?! C’est qui et quoi!? ====

**NextCloud est un “Cloud”, c’est à dire un espace en ligne où déposer des fichiers sur lesquels on peut intervenir au moyen d’applications fournies par la solution.**

**C’est un fork de OwnCloud né d’une divergence d’opinion au sein de l’équipe..**

**La différence entre OwnCloud et NextCloud est que OwnCloud mélange Libre et propriétaire et que certaines fonctionnalités ne sont accessibles qu’après paiement là où NextCloud se veut entièrement Libre et ne fera jamais payer pour une fonctionnalité.**

**NextCloud est utilisé par de très nombreuses entreprises et gouvernements.**

**La France, l’Allemagne, la Suède utilisent maintenant NextCloud ( [[https://www.zdnet.fr/actualites/nextcloud-le-ministere-de-l-interieur-opte-pour-une-solution-libre-39889691.htm#:~:text=Cloud computing-,Nextcloud : le ministère de l'Intérieur opte pour une solution,besoins en matière de cloud|https://www.zdnet.fr/actualites/nextcloud-le-ministere-de-l-interieur-opte-pour-une-solution-libre-39889691.htm#:~:text=Cloud%20computing-,Nextcloud%20%3A%20le%20minist%C3%A8re%20de%20l'Int%C3%A9rieur%20opte%20pour%20une%20solution,besoins%20en%20mati%C3%A8re%20de%20cloud]]. )**

==== Faut-il un VPS pour MediaWiki ? ====

**Oui et non.**

**C'est l'idéal.**

**A la menuiserie, j'avais commencé par présenter la solution à travesr un OVH+Heroku (ce qui m'a fait dire que je ne le ferais plus jamais).**

**Ensuite, vu qu'il y avait en interne de gros serveurs, j'ai installé une machine virtuelle Linux, lancée en permanence juste pour ça, accessible en réseau en interne et via le net en externe. Mais ça c'est plus la solution "à long terme" car nous avions une machine à disposition, à plusieurs milliers d’euros et inutilisée…**

==== OnlyOffice/Collabora : quid de la mise en page pour des personnes externes au projet - Word addicts au sein des administrations ====

**Quoiqu'il arrive, on se retrouve face à une interface Wysiwig, avec possibilités d'appliquer des styles, mettre en gras, italique, souligné, tout cela au travers d'icones. **

**Elles sont plus proches de LibreOffice et Word que de Google Docs, ce qui devrait déjà faciliter les choses aussi je pense.**

**Je pense qu'il faut se rendre compte que la mise en page ne doit pas être gérée par la personne qui écrit le texte.**

**Dans le sens "la manière dont le texte sera rendu".**

**Par contre il incombe à celui qui écrit le texte d'apprendre à le mettre en forme en indiquant les titres, listes, gras, soulignés, etc.**

==== Heroku : est-ce payant - est-ce compliqué ? ====

**Les deux mon capitaine! ^^**

**Il existe une version gratuite, mais qui nous limitera.**

**Je l'ai fait une fois et c'est réellement prise de tête.**

**On se retrouve bien avec un MediaWiki, mais pleins d'extensions ne sont pas directement utilisables, les aides fournies sont peu nombreuses pour les adapter, etc.**

==== Voir ce que nous voulons documenter car faire 2x le travail ça n'en vaut pas la peine. Apprendre à documenter doit faire partie de nos missions ====

**C'est plus apprendre la syntaxe, penser à faire le lien entre les termes utilisés et les termes existants sur le wiki, etc. **

**Si déjà tout le monde utilise les styles et met en forme convenablement son document, c'est trois quart du travail qui est fait.**

**Je préfère qu'on commence par le fait que chacun utilise les styles convenablement dans Google Docs que d'imposer l'apprentissage des styles au travers de l'interface Wiki.**

**Une autre chose est qu'il faut parfois analyser les données reçues pour voir comment elles peuvent être présentées.**

**Par exemple dans l'historique du collectif, nous passons par une ligne du temps. **

**Je sais qu'il existe un plugin permettant de représenter de telles donnée sur quelque chose de "joli", mais je ne vais certainement pas demander à quelqu'un de comprendre la syntaxe utilisée par ce plugin ( [[https://www.dokuwiki.org/plugin:timeline|https://www.dokuwiki.org/plugin:timeline]])**
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