Il existe plusieurs moyens pour classer et identifier des éléments :

• Le nom donné au fichier et son type

• Une arborescence de dossiers

• Les étiquettes

La principale différence entre l'arborescence et les étiquettes est que l'arborescence est une méthode de classement hiérarchique là où les étiquettes sont une méthode de classement “horizontale”.

Il est donc possible de s'en sortir en n'utilisant que l'une des méthodes :

• Une arborescence stricte et pensée pour tous les cas de figures où chaque fichier n'aurait qu'un seul endroit possible où être déposé

• Aucun dossier, tous les fichiers au même endroit mais assez d'étiquettes pour qu'au fur et à mesure du tri par étiquettes, seul le fichier voulu ressorte.

Mais le plus important est que dans une arborescence, un fichier ne peut être que sur une branche, non sur deux à la fois.

Il est difficile d'avoir une vue complète de l'arborescence, ce qui amène parfois à ce qu'un fichier soit créé ou déposé à un certain endroit car “cela semble le plus logique” et non car c'est, effectivement, le seul endroit où il devrait se trouver.

Cela amène à voir se créer des sous-sous-sous-dossiers que l'on oublie, à voir certains documents dupliqués. Par exemple, si on ne sait pas quelles sont là, comment s'imaginer que les photos de npower sont dans 11h22 Racine\7 Prestations de service\npower Liège\Documentation\Photos - vidéos ?

Cela amène aussi au fait que lorsque l'on cherche un fichier, on ne sait pas où il est et on demande à quelqu'un l'ayant ouvert “Il s'appelle comment le fichier ?” afin de faire une recherche directement sur le nom.

Si l'on dit à quelqu'un : “Fais un dossier de présentation reprenant les photos de tous nos projets”, il sera très difficile pour lui de trouver toutes les photos faites sans passer par tous les dossiers et sous-dossiers.

Un autre problème est que certains noms de fichiers sont les mêmes.

Par exemple, les PVs du bureau de coordination ont exactement le même nom et format que les PV de coordination de la Braderie de l'Art : “DATE-coordination”.

Enfin, cela amènera à une duplication des fichiers : si sur trois projets différents nous avons le même partenaire, actuellement, leurs logos se retrouveront dans chacun des trois dossiers, ce qui n'est pas logique.

Et il y'en a d'autres…

Nous avons vu plus haut quatre méthodes pour classer des éléments.

L'extension nous indique déjà de quel type sera le fichier : mp3 = son/musique, mp4/avi/mov/… = vidéo, doc, docx, odt, … = traitement de texte, etc.

Ainsi, si un fichier a le même nom, son extension nous indiquera déjà ce que nous avons une chance d'y trouver :

• Mise au vert telle date.doc : ce sera le PV.

• Mise au vert telle date.mp3 : ce sera un enregistrement audio fait pendant la mise au vert.

• Mise au vert telle date.mp4 : ce sera une vidéo réalisée pendant la mise au vert.

C'est à dire partir d'une racine et créer un embranchement logique.

Similaires aux “tags”, ils permettent d'identifier un fichier